Projekt Paperless
Uprava bez papira za bržu i učinkovitiju administraciju
Ovaj je tekst posvećen digitalizaciji u užem smislu – korištenju datoteka na računalima umjesto isprintanih dokumenata, digitalnom potpisivanju i ovlaštenim certifikatima umjesto kemijskama i pečatima i, najbitnije, elektroničkom urudžbiranju umjesto slanja dokumenata kurirskom službom ili poštom. Projekt Paperless, tj. Uprava bez papira jedan je od bitnijih projekata digitalizacije u Gradu jer štedi vrijeme, resurse, ali i mijenja kulturu rada. Slanje predmeta više nije čin koji znači da ga druga strana neće primiti satima ili danima što znači i prekid rada na predmetu nego je trenutno i omogućuje lakšu udaljenu kolaboraciju. Ovakav oblik digitalne suradnje u realnom vremenu podiže produktivnost organizacije poput Grada Zagreba gdje su djelatnici raspoređeni na 30+ lokacija.
U jednom od prethodnih tekstova spomenuo sam da je kolanje dokumenata krvotok javne uprave. Digitalno urudžbiranje dokumenata zbog toga ima efekt uvođenja uređaja za teleportaciju umjesto slanja dokumenata vozilom pošte. Naravno, elektroničko slanje dokumenata relativno je stara tehnologija iz 60-tih i 70-tih godina (sjetite se Majke svih demoa), ali i dalje nije jednostavna za uvesti u ogromne sustave poput Grada Zagreba. Velike organizacije javne uprave imaju i veliku inerciju. Npr. neki sam dan saznao da je sustav klasa i urudžbenih brojeva predmeta u Gradu Zagrebu inicijalno definiran u Austro-Ugarskoj. Dosta je zapanjujuće da se takav sustav vođenja papirnatih dokumenata i slanja potpisnih mapa simo-tamo iz 19. st. zadržao do modernog vremena. To je tehnološki dug kojeg adresiramo projektom Uprave bez papira kako bismo digitalizirali kolanje dokumenata u Gradu Zagrebu.
Kako smo krenuli? Pri početku svog mandata preko Inicijative 4 grada imao sam priliku posjetiti Grad Split koji je zahvaljujući velikim naporima gradonačelnika Puljka i njegove uprave gotovo potpuno prešao na digitalno potpisivanje. Bili su vrlo kolegijalni prema nama i dali nam uvid u svoje interne sustave kako bismo lakše preuzeli njihove najbolje prakse. Kako kažu – don't reinvent the wheel 🙂
U Gradu Zagrebu je sustav uredskog poslovanja Centrix već bio u primjeni i ranije, ali za ograničen broj poslovnih procesa poput naloga za isplatu. Kao brzu mjeru širenja sustava poboljšali smo materijale za edukaciju djelatnika – napravili smo bolje pisane i video-upute na gradskom intranetu i imenovali paperless ambasadore u svim gradskim uredima kako bismo olakšali dijeljenje vještina među kolegama. Nakon inicijalnog perioda pojačane edukacije od 6. mj. prošle godine uveli smo obavezno elektroničko slanje neupravnih predmeta između gradskih ureda.
Paralelno smo u redovitoj komunikaciji s Ministarstvom pravosuđa, uprave i digitalne transformacije kako bismo omogućili digitalizaciju i za druge tipove predmeta, propisno zaprimali potvrde primitka itd. Da bi sustav digitalnog vođenja predmeta bio zakonski usklađen njihova nam je podrška iznimno važna.
Također, surađujemo s FINA-om i AKD-om kako bismo integrirali sve novije i novije verzije njihovih potpisnih modula za brže i lakše potpisivanje, udaljene certifikate korištenjem mobilnih aplikacija, višestruko potpisivanje i najnovije sigurnosne standarde. Postali smo beta testeri nekih mogućnosti koje se tek razvijaju kako bismo ih što brže primijenili i u produkciji jednom kad postanu stabilne.
Nadogradnja potpisnog modula udvostručila nam je brzinu potpisivanja, a u pripremi su i daljnja poboljšanja!
U pretprodukciji nam je i integracija enterprise portala za potpisivanje Vizibit Signator koji će omogućiti našim korisnicima koji digitalno potpisuju najveći broj dokumenata poput pročelnika lakše filtriranje i puno brže potpisivanje velikog broja pismena.
Kakvi su rezultati projekta Paperless za sad? Osnovni KPI-jevi koje smo uveli za praćenje napretka su potrošnja tonera i broj digitalnih potpisa. Od kad je projekt krenuo digitalno se potpisuje oko 50% više dokumenata - probili smo 20k digitalno potpisanih pismena mjesečno koje više nije potrebno ispisivati.
Potrošnja tonera je pala za oko 20%. Ovo uz ubrzanje rada ima i opipljive financijske benefite pa je tako u 2024. u odnosu na 2023. potrošnja papira pala na €143k sa €185k. Ovo je financijska ušteda od čak 23% ili €42k godišnje! To znači da je samo ušteda papira i više nego isplatila npr. sufinanciranje jednog od projekata korištenja gradskih otvorenih podataka poput GONG-ovog Parlametra Zagreb kojim se povećava transparentnost rada Skupštine.
Ovo je samo jedan od niza projekata digitalizacije gradskih poslovnih procesa. Navedimo još neke:
Zagrebački Holding je omogućio slanje jedinstvenih uplatnica e-mailom umjesto poštom koristeći Holding e-Usluge ili preko KEKS Pay mobilne aplikacije.
Zahvaljujući novom sustavu za Centralni obračun plaća, prvom modulu Riznice, posljednjih godinu dana e-mailom šaljemo djelatnicima obračunske liste plaća.
U našem smo uredu koji također šalje izlazne fakture za režije korisnicima objekata gradske uprave omogućili slanje faktura e-mailom što je većina korisnika prihvatila.
S dobavljačima smo dogovorili da brojne uplatnice sad primamo preko e-Računa umjesto poštom što olakšava unos podataka - umjesto ručnog pretipkavanja npr. 300 uplatnica Čistoće za objekte gradske uprave i mjesne samouprave sad svaki mjesec možemo automatski uvesti potrebne podatke i baviti se drugim poslovima.
Dio dokumenata vezanih za javnu nabavu se sad šalju kroz Centrix kako bismo ubrzali te često vremenski vrlo osjetljive procese.
Digitalizirali smo sve više gradskih natječaja (a u pripremi ih je još za ovu godinu):
Sigurno sam zaboravio navesti još neke potprojekte. Jesmo li gotovi? Ne, ima još puno posla, ali imamo jasne KPI-jeve i cijela uprava je poravnata oko cilja da želimo digitaliziranu i učinkovitu administraciju. Želimo da se proračunska sredstva ne koriste za nepotrebno printanje i slanje potpisnih mapa već za kreativne i korisne projekte.
Za kraj, još jedna povijesna zanimljivost. Zagreb je izabrao svog prvog gradonačelnika Janka Kamaufa 1851. još kao dio Habsburške Monarhije pod Franjom Josipom.
Tomislav Tomašević izabran 170 godina kasnije je 53. gradonačelnik Zagreba, ali prvi gradonačelnik u povijesti Zagreba koji digitalno potpisuje svoje akte. Kao jedan simbolički i gradonačelniku drag akt naveo bih primjer digitalno potpisane odluke o odabiru za Izvođenje radova rekonstrukcije stadiona Kranjčevićeva.
Spremite si datoteku za uspomenu ako želite - u slučaju digitalnog potpisivanja datoteka je izvornik, naravno 🙂
Po drugi put za drugi krug - call to action nije da se pretplatite na newsletter ili podijelite ovaj tekst već da izađete na birališta u nedjelju i date podršku za još jedan mandat gradonačelniku Tomislavu Tomaševiću kako bismo nastavili s projektima digitalizacije i drugim razvojnim projektima Zagreba.
Živim za dan kada će se zahtjev za PPK digitalno potpisati umjesto printanja obrazca, ručnog popunjavanja, štambiljanja, skeniranja i uploadanja
> datoteka je izvornik
Koja datoteka je izvornik? PDF?